In vrijwel elke internationale koopovereenkomst staan ze vermeld: EXW, FCA, DAP of CIF. Drie letters die tijdens de onderhandeling zelden veel aandacht krijgen, maar die bij schade, vertraging of een geschil precies bepalen wie ervoor opdraait. Wie de Incoterm® niet bewust kiest, ontdekt vaak pas bij een claim wat er eigenlijk is afgesproken. En dan is het te laat om het nog te veranderen. Zeker in tijden van geopolitieke spanningen, veranderende handelsroutes, strengere sanctieregels en verstoringen in internationale supply chains, is de kans op vertragingen, schade en discussies groter. Een verkeerd gekozen Incoterm kan daardoor leiden tot onverwachte kosten, juridische geschillen of ongedekte schade.
Wat regelen Incoterms® wel, en wat niet?
De Incoterms® zijn opgesteld door de Internationale Kamer van Koophandel (ICC) en worden wereldwijd erkend. De huidige editie, Incoterms® 2020, kent elf leveringsvoorwaarden: zeven voor elke vervoerswijze (EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU en DDP) en vier specifiek voor vervoer over water (FAS, FOB, CFR en CIF). Elke Incoterm® legt vast waar en wanneer de verkoper levert, op welk moment het risico op de koper overgaat, wie het vervoer en de verzekering regelt, wie de douaneformaliteiten verzorgt en hoe de kosten worden verdeeld.
Minstens zo belangrijk is wat de Incoterms® níet regelen. Eigendomsoverdracht, betalingscondities, aansprakelijkheid bij wanprestatie en de gevolgen van sancties vallen erbuiten. Die punten moet u apart in de koopovereenkomst vastleggen. Bovendien geldt een Incoterm® alleen als u hem expliciet van toepassing verklaart, bij voorkeur met de versie en een zo precies mogelijke plaats, bijvoorbeeld “FCA Rotterdam, Waalhaven Oostzijde 12, Incoterms® 2020”.
Waar het in de praktijk misgaat
De grootste valkuil is schijnzekerheid: het idee dat de gekozen Incoterm® u beschermt, terwijl de werkelijkheid anders is. Neem Ex Works. Veel verkopers kiezen EXW omdat zij denken daarmee vrijwel alle risico bij de koper te leggen. Maar zodra een eigen magazijnmedewerker de chauffeur van de koper even helpt met laden en er een pallet van de vorken schuift, kan discussie ontstaan over aansprakelijkheid buiten de Incoterm® zelf. Hetzelfde geldt als u zelf documenten invult of feitelijk meer regie neemt dan EXW veronderstelt. Daarnaast kunnen exportcontrole- en sanctieregels rechtstreeks op u van toepassing blijven, los van de gekozen Incoterm®. Om die redenen is EXW voor internationale handel vaak minder praktisch en is FCA regelmatig een betere keuze.
Ook bij verzekering ontstaan regelmatig misverstanden. Bij CIF en CIP betaalt de verkoper de transportverzekering, maar de koper heeft vanaf het overeengekomen risicomoment het verzekerbare belang en moet onder de door de verkoper geregelde dekking aanspraak kunnen maken. Wij zagen een verkoper die onder CIF met 90 dagen betalingstermijn naar Azië leverde. De container kwam beschadigd aan, de koper weigerde te betalen en de kredietverzekeraar keerde niet uit zolang er een geschil liep. De schade was weliswaar verzekerd, maar de verkoper kon niet vanzelfsprekend over de verzekeringsuitkering beschikken. Daar komt bij dat CIF volgens Incoterms® 2020 in beginsel een beperktere minimumdekking vereist dan CIP. “Verzekerd” betekent dus niet automatisch “volledig gedekt”.
Bij DAP, DPU en DDP draagt de verkoper het transportrisico tot op de overeengekomen bestemming of, bij DPU, tot na het lossen.
Let op bij DDP en DPU:
- DPU: De verkoper is verantwoordelijk voor het lossen en draagt het schaderisico tijdens het lossen. Gebruik DPU alleen als de verkoper het lossen kan organiseren en beheersen. Anders is DAP geschikter, waarbij de koper het lossen verzorgt en het risico draagt.
- DDP: De verkoper moet ook de invoerformaliteiten, invoerrechten en belastingen in het bestemmingsland regelen. Dit is niet altijd mogelijk vanwege lokale wetgeving en registratieverplichtingen. Kies daarom alleen DDP als de verkoper de invoer daadwerkelijk kan verzorgen. Anders is DAP een beter alternatief.
Tot slot werkt de Incoterm® samen met andere afspraken. Wie met een Letter of Credit werkt, moet de Incoterm® afstemmen op de documenten die de bank vraagt. En wie containers verscheept, kan vaak beter FCA of CPT kiezen dan FOB of CFR, omdat de goederen al bij de terminal uit handen worden gegeven, ruim voordat ze daadwerkelijk aan boord gaan.
Van losse afspraak naar Incotermbeleid
“De beste” Incoterm® bestaat niet. Welke leveringsvoorwaarde past, hangt af van
- uw handelsstromen, landen;
- betalingscondities; en
- de positie die u tegenover uw klant of leverancier inneemt.
Juist daarom loont een doordacht Incotermbeleid: vaste keuzes per stroom, afgestemd op uw goederentransport- en kredietverzekering, vastgelegd in uw contracten en bekend bij de collega’s van verkoop, inkoop, logistiek en finance. Zo weet u altijd wie waarvoor verantwoordelijk is en wie het risico draagt van schade aan, of verlies van de goederen tijdens het vervoer. Die duidelijkheid draagt bij aan de winstgevendheid van uw onderneming.
Dat beleid is nooit af. Geopolitieke spanningen, nieuwe sancties en omgeleide scheepsroutes laten zien hoe snel risico’s die gisteren acceptabel waren, vandaag een ander gewicht kunnen krijgen. Wij adviseren daarom uw Incoterms® periodiek kritisch tegen het licht te houden en een Incotermbeleid op te stellen:
- Maak en leg bewuste keuzes vast per handelsstroom (in-en verkoop, land, vervoerswijze, betalingscondities).
- Scherp contracten/verkoopovereenkomsten aan. Leg de Incoterm® altijd met de versie en precieze plaats vast. Regel eigendom, betaling en sancties apart.
- Stem de goederentransport en kredietverzekeringen af op de gekozen Incoterms®. Controleer bij CIF/CIP de dekking en begunstigde.
- Maak duidelijke interne afspraken met medewerkers in het magazijn, verkoop en logistiek en instrueer wat wel en niet te doen (bijv. niet meehelpen met laden onder EXW).
- Toets uw Incoterms® periodiek en hou ze bij geopolitieke veranderingen kritisch tegen het licht.
Veelgestelde vragen over Incoterms®
Welke Incoterm® is het beste voor mijn onderneming?
Dat verschilt per situatie. Als verkoper wilt u doorgaans zo min mogelijk risico lopen op onderdelen waar u geen grip op heeft, maar een te eenzijdige keuze kan u commercieel juist klanten kosten. Het gaat om een bewuste afweging per handelsstroom.
Ben ik met EXW als verkoper niet het best beschermd?
Niet per definitie. EXW beperkt de verplichtingen van de verkoper, maar kan in de praktijk leiden tot discussies over aansprakelijkheid, exportformaliteiten en btw. Bij internationale leveringen moet de verkoper kunnen aantonen dat de goederen de EU of Nederland hebben verlaten om het 0%-btw-tarief te mogen toepassen. Omdat de koper het vervoer regelt, ontbreekt soms dit bewijs, met het risico dat de verkoper alsnog btw moet afdragen. Ook wettelijke exportcontrole- en sanctieverplichtingen blijven gelden, ongeacht de gekozen Incoterm®..
De verkoper verzekert onder CIF of CIP. Ben ik dan goed gedekt?
Niet per se. Onder CIF volstaat in beginsel een beperktere minimumdekking; onder CIP is de vereiste dekking ruimer. Controleer altijd de polisvoorwaarden, het verzekerd bedrag en de aansluiting op uw eigen verzekeringen.
Mag ik FOB gebruiken voor containervervoer?
Dat kan, maar de ICC wijst erop dat FCA bij containervervoer vaak beter aansluit op de feitelijke overdracht aan de vervoerder of terminal. Bij FOB ligt het risicomoment pas wanneer de goederen aan boord van het schip zijn.
Workshop Incoterms®: scherp op uw leveringsvoorwaarden
Veel organisaties ontdekken pas na een schade, vertraging of geschil dat hun Incoterms® niet meer aansluiten op de praktijk. Wilt u weten of uw huidige Incoterms® u werkelijk beschermen, of wilt u een Incotermbeleid opstellen of aanscherpen? In de workshop Incoterms® van Ecclesia praten wij u en uw collega’s in korte tijd bij over alles wat komt kijken bij een sterk Incotermbeleid. Aan de hand van praktijkvoorbeelden uit handel, maakindustrie en logistiek laten we zien waar de risico’s zitten, hoe Incoterms® samenhangen met uw transport- en kredietverzekering en welke keuzes passen bij uw handelsstromen. U gaat naar huis met concrete verbeterpunten voor uw contracten en werkwijze.
De workshop is bedoeld voor directie en finance, en voor medewerkers van inkoop, verkoop en logistiek die dagelijks met internationale afspraken werken.
Meer weten over de workshop? Neem contact op met Paul Speijer, Business Development Manager Risk, via +31 (0)6 31 97 84 86 of paul.speijer@ecclesia.nl.
Paul Speijer
Lees meer over de voorwaarden van de 11 Incoterms®2020?
Bij een handelstransactie is het van groot belang dat u precies weet wie verantwoordelijk is voor welke kosten en risico’s zodat u misverstanden voorkomt. In ons artikel “Over de 11 Incoterms®” leggen wij dit per Incoterm® uit.
Vul het formulier hieronder in en u wordt automatisch doorverwezen naar het artikel.
