Vacature Directie Assistent (32 uur)

Vorm jij een team met onze Managing Director? Ben je integer en positief ingesteld? Krijg je energie van ontzorgen en alles tot in de puntjes verzorgen? Ben je organisatorisch sterk en voel je precies aan wat er nodig is? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

Als Directie Assistent ondersteun je de Managing Director met diverse werkzaamheden. Je bent verantwoordelijk voor alle reguliere secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden. In deze rol werk je samen met de Directie Assistent van het directieteam en verricht je daarom in voorkomende gevallen ook werkzaamheden voor andere leden van het directieteam.

Voor de Managing Director verzorg je het agendabeheer en regel je interne en complexe afspraken. Je helpt met timemanagement en besteedt tijdig aandacht aan de voorbereiding van afspraken. Ook notuleer je de directie-overleggen, noteer je actiepunten en bewaak je de follow-up van acties en afspraken. Je verzorgt inkomende- en uitgaande mail en screent die op urgentie. Het organiseren en coördineren van bijeenkomsten, waaronder de kwartaalbijeenkomsten van onze organisatie, verzorg je ook. Je legt hiervoor contacten, maakt afspraken met externe partijen en zorgt dat de bijeenkomsten vlekkeloos verlopen. Verder ondersteun je bij projecten en werk je stukken uit. Je levert verbetervoorstellen vanuit jouw vakgebied en draagt actief bij om samen de organisatie naar een nog hoger niveau te tillen. Je creëert rust en overzicht en bent de oren en ogen van de Managing Director.

Wie ben jij?

Je bent integer en gewend om te gaan met vertrouwelijke informatie. Dienst verlenen en ontzorgen zit in je DNA. Daarnaast ben je een kei in organiseren, weet je overal een oplossing voor te bedenken en beschik je over een assertieve en positief ingestelde persoonlijkheid. Ook ben je organisatiesensitief en empathisch. Als assistent van de Managing Director is het belangrijk dat iedereen bij je terecht kan en je je op een persoonlijke manier met alle afdelingen kunt verbinden. Daarnaast kun je goed zelfstandig werken, maar zoek je altijd de samenwerking wanneer de situatie daarom vraagt. Je kunt goed omgaan met een hoge werkdruk en bewaart het overzicht. Prioriteiten stellen gaat je goed af en je verliest de details hierbij niet uit het oog. Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en houdt afronding van zaken scherp in de gaten. Daarnaast ben je creatief en oplossingsgericht. Vanzelfsprekend beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel in woord als geschrift.  

En verder:

  • Heb je HBO werk- en denkniveau + een secretariële opleiding.
  • 5+ jaar ervaring in soortgelijke functie.
  • Heb je een goede beheersing van Microsoft Office, zoals Outlook, Excel en Word.
  • Heb je een goede beheersing van applicaties als SharePoint, Teams en DocuSign.
  • Ervaring met verzekeringen en/of kennis van de verzekeringsmarkt is een pré.
  • Kennis en ervaring met projectmanagement is een pré.

Ga jij bij ons aan de slag?

Dan…

  • Bieden we jou een uitdagende baan bij een open, gedreven en creatieve organisatie.
  • Kom je te werken in een resultaatgericht team dat elkaar helpt.
  • Gaan we blijvend met elkaar bouwen en hebben wij jouw kennis en hulp nodig om het nog beter te doen.
  • Voel je je net als je collega’s verantwoordelijk.
  • Proberen we het beste resultaat te bereiken met de beschikbare resources.
  • Vind je gedreven en positieve collega’s.
  • Bieden wij jou een leuke functie in een uitdagende werkomgeving. Een goed salaris passend bij jouw opleiding, ervaring en leeftijd. Een dertiende maand, een winstdelingsregeling, flexibele werktijden, mogelijkheid tot thuiswerken, een goede pensioenregeling en uitstekende opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden.

Ben je enthousiast?